标准化办公程序的若干管理规定(三)

、 综合办要确保印信工作的畸形发展，防止滥用和浮现漏洞，加强对印鉴、介绍信及营业执照的管理。

、 印信工作要根据情况、内容、范围并且经过相应的同意手续及用印登记，方能办理。

、 分公司法人章由财务部保管，除与财务工作有关的用印外，其他用印需到综合办办理有关用印手续。

、需使用营业执照原件或复印件的部室，应向综合办办理有关审批及登记手续。营业执照原件借出准则上不得复印，并应及时偿还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限于……使用”字样。

、介绍信开出，内容要明确具体，要填写有效期限、介绍信编号及持有人姓名，介绍信解释与存根应一致，如介绍信开出后未用，应交回综合办，附于存根备查。

、 介绍信持有人将介绍信丧失应及时报告，波及重要事项，还应告诉前往办事的单位，以防事变。

、 须严格按照纪律不得开假证明跟空白先容信，如确因特殊情形需持空缺介绍信外出办事，须经公司主管领导批准。

、各部室印鉴（包括合同专用章、财务专用章、洽购专用章等），应由各部室专人保管，部门经理监督，加盖印章亦应履行相应审批及登记手续。

、如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时，需由部门经理填写《用印审批表》，报公司主管领导签字后，方可到总承包公司办公室办理有关用印手续。

、 印鉴不准出室，不得借给别人运用，各印鉴保管部室要及时荡涤保养，以确保盖印明白。

、 公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢固加锁，不能随意放置。如因管理不善，造成事变，要视情况查究任务。

三、 公函邮寄程序：
、公司公函（包括财务汇票、工程档案、合同文本等）需使用ems（邮政特快专递）邮寄的，由综合办统一办理。

、个别公函（对时间及保险系数恳求不高的），本着降落成本减少办公费用的准则，由各部室按平信自行邮寄。

、公函办理ems邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应及时处理，保障当日递送，不得延宕。

、公函邮寄只限各部室因工作须要而对外发出的各种信函，因私邮寄不予办理。

四、 办公设备及用品应用程序：
范围：公司的办公设备是指办公使用的打算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。

目 的：为了节省开销杜绝浪费，确保公司办公设备及办公用品的公平使用。

参考文件：总公司《行政办公设备管理规定》（××字[XX]号）

、 办公设备由综合办根据需要，经主管领导批准后统一购置。

、 办公设备由综合办会同洽购部同一编号、建帐管理，各使用部门负责日常维护跟颐养。

、 办公装备破坏由综合办查明起因，联系维修，并建立相应的维修台帐。

、 办公设备报废需由综合办会同财务部奇特确认，残体由综合办处理。

、 办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部件。

、 办公用品由综合办同一购买治理。

、 办公用品要依据实际工作需要，于每周的周二上午按照部门所需，由专人一次性集中办理领用手续。

、 特别需要的办公用品要提前在综合办登记，经领导批准后统一购置。

、 综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品的购置，并将采购物品分类进帐。

五、 图书购置、借阅程序：，